Arrangøren skal kontakte SvendborgEvent tidligt i planlægning af begivenheden med henblik på en indledende dialog og rekvirering af ansøgningsskema fra SvendborgEvent. SvendborgEvent yder ikke støtte til allerede afholdte arrangementer. Ved det indledende møde afdækkes SvendborgEvents muligheder for støtte til arrangementet i form af økonomisk tilskud, rådgivning, praktisk hjælp mv. Den endelige støttetildeling foretages på SvendborgEvents bestyrelsesmøder.
Ansøger udfylder ansøgningsskemaet, herunder opstiller konkret målbare resultatmål for eventen i relation til de ovennævnte støttekriterier. SvendborgEvents administration kan yde støtte og vejledning i forhold til ansøgningen. Når SvendborgEvent modtager en ansøgning, udarbejder administrationen en indstilling til SvendborgEvents bestyrelse. Som behandler ansøgningen på førstkommende bestyrelsesmøde. Bestyrelsesmøderne finder sted ca. hver 3. måned. Umiddelbart efter bestyrelsesmødet får ansøger skriftligt tilsagn eller afslag på ansøgningen.
Ved et tilsagn aftales en konkret handlingsplan og forventningsafstemning i forhold til rådgivning og erfaringsudveksling fra SvendborgEvent. Herunder pressearbejde, markedsføring, sikring af kvalitet, akkreditering, eksponering, sideevents mv. Frem til afvikling af eventen er der en løbende rapportering og dialog mellem arrangør og SvendborgEvent. SvendborgEvent deltager efter konkret vurdering på styregruppe- og/eller arbejdsgruppeniveau.
Efter afvikling af eventen skal ansøger indsende udfyldt evalueringsskema til SvendborgEvent.
Udbetaling af bevilget støtte sker som hovedregel efter aflevering af det samlede regnskab og gennemført evaluering. Ved konkret likviditetsbehov kan SvendborgEvent – baseret på en helhedsvurdering – udbetale en nærmere aftalt andel af støtten a conto, forud for eventen.
Udbetaling af underskudsgaranti kan ske, når SvendborgEvent har modtaget endeligt regnskab for eventen.
Danish