VELKOMMEN SOM ARRANGØR I SVENDBORG 

SvendborgEvent har udarbejdet denne arrangørguide for at give dig et overblik over alle de elementer du skal være opmærksom på som arrangør i Svendborg.

Dette er alt fra tilladelser du skal søge og hvornår du skal søge dem, til markedsføring og hjælp til at søge tilskud.

Mangler du fortsat svar ? Så kontakt SvendborgEvent på 3018 5842

1.Vælg det rette sted #

I Svendborg Kommune er der flere steder, hvor i kan afholde arrangementer. Læs om flere af stederne herunder og læs om hvordan i søger om tilladelse.
Ved flere lejligheder skal Fyns Politi også underrettes, det er derfor vigtigt at være i god tid, da behandlingstiden oftest er nogle uger.

Svendborg Kommune ejer de fleste af byens offentlige arealer. I Svendborg skal man søge om tilladelse til at låne arealer og pladser. Behandlingstiden på en ansøgning er op til 14 dage. Mange pladser er ofte reserveret langt ud i fremtiden, det kan være af tivoli, cirkus eller andre små og større arrangementer.

Derudover skal I også ansøge Fyns Politi om lov til at afholde arrangementer i Svendborg Kommune. Hertil skal i også påregne nogle ugers behandlings tid.

Arrangementer skal typisk være åbne for offentligheden (evt. mod billetbetaling) og af almen interesse for offentligheden. Veje og pladser udlånes ikke til private arrangementer. Udlån af pladser vil ofte være forbundet med en lejebetaling og afregning af strøm og vand.

Torvet er et samlingssted i Svendborg og bruges til mange store og små arrangementer i løbet af året. Der har blandt andet været Kulinarisk Sydfyn, SVEND – Hele Danmarks Filmpris, Gammel Torvedag, Juletræstænding og meget mere.

På Torvet er det muligt at få koblet mere strøm på, få slukket springvandet, lade toiletterne være længere åbent. Dog vil der være en udgift på alt dette. Kontakt SvendborgEvent på 30185842, for at høre nærmere omkring mulighederne.
der vil også forekomme en udgift hvis i ønsker at flytte rundt på bænkene, der står på Torvet.

Der er flere grønne områder som ofte bliver brugt til arrangementer. De mest populære områder er Krøyers Have, som ligger lige midt i byen og Christiansminde, som er en af de populære strande i Svendborg. I Christiansminde bliver der hvert år afholdt Cirkus.

Begge steder er det muligt at tilgå strøm, kontakt en lokal elektriker for at få koblet strøm på.

2.Det praktiske #

Hvordan får vi strøm til lyset? Hvordan med toiletforhold? Hvordan gør vi, når vi skal have sat scenen op? Hvornår skal området være ryddet?

Der er mange praktiske ting, man skal have styr på som arrangør.

Her finder du svar på de fleste spørgsmål, og hvilke praktiske ting, du især skal være opmærksom på i forbindelse med arrangementet.

På flere af byens pladser er der anlagt strømudtag.

Af hensyn til sikkerhed må kabler og ledninger ikke ligge frit på jorden men trækkes i 2,5 meters højde eller føres lang telte, scener og andet udstyr eller beskyttes i kabelbakker.

Flere steder kan du selv trække strøm med lav spænding fra strømudtag. Dette gælder på Torvet, i Krøyers Have, Gerritsplads og Centrumpladsen. Se alle udtag på dette kort. 

Du kan få praktisk hjælp fra en autoriseret elektriker.

Kontakt SvendborgEvent på tlf. 3018 5842, og lav en aftale omkring lån af ledninger og tavler.

På nogle pladser har du mulighed for at adgang til vand fra haner og offentlige toiletter. Dette vil være forbundet med afregning.
Hvis der er fødevarer indblandet i arrangementet skal der være umiddelbar adgang til varmt og koldt vand.
Hvis I ønsker at benytte brandhane, tilgå kloak eller benytte vand fra offentlige toiletter, kontakt da Vand og Affald på tlf. 6321 5515 eller find deres mail og andre kontaktoplysninger her
Økonomi: Der kan forventes afregning efter måler

Svendborg Kommune har adgang til et begrænset antal offentlige toiletter, men ved større arrangementer skal du leje mobile faciliteter hos privat firma. Derfor kan det være nødvendigt at få adgang til kloak og vand. Hvis i ønsker at bruge vandbårne toiletter, skal der laves aftale med Vand og Affald omkring benyttelse af kloak.
Kontakt Vand og Affald på tlf.: 6321 5515.

Vær obs. på at personer der håndtere madvarer, skal have adgang til eget toilet med håndvask.

Økonomi: Efter aftale med udlejningsfirma

Der må ikke parkeres biler, udstyrsbiler mm. på pladser uden særlig tilladelse. Der kan ekstraordinært reserveres parkeringspladser til udstyrsbiler, kølevogne mm. efter aftale med CETS. Kontakt CETS på 6223 3383.

Vær opmærksom på at flere pladser i byen ikke kan tåle tunge køretøjer, dette vil fremgå af tilladelsen, hvis det er tilfældet.

Parkeringsvagter

Hvis i ønsker at benytte parkeringsvagter i forbindelse med større arrangementer, kan der laves en aftale med hjemmeværnet eller beredsskabsforbundet om at agere parkeringsvagter. Find kontakt information her.

I henhold til Svendborg Kommunes handicappolitik skal der ved større arrangementer etableres handicapparkeringspladser.

Økonomi: Lav aftale med hjemmeværn eller beredskabs forbund

Kontakt CETS på tlf.: 62 23 33 83 omkring parkeringspladser

Opstilling og nedtagning af udstyr (scener, telte, containere, toiletter og andre ting der leveres), skal foregå i den bookede tid. Reserver derfor ekstra tid til disse opgaver når i søger Svendborg Kommune om tilladelse til at afholde et arrangement.

Afspærringer af trafikken skal tages ned, straks det ikke længere er nødvendig og må ikke sættes op før tilladelsen gælder. Der kan være forhold som gør at der ikke kan køre tunge lastbiler ind på pladsen, her skal der udlægges køreplader for at beskytte pladsen. Ved større arrangementer med entre eller afspærring af pladsen skal Svendborg Kommunes Team Beredskab godkende opstilling og flugtveje. Det samme ved brug af større telte.

Udover godkendelse af Team Beredskab skal Politiet også godkende opstilling. læs mere her

Brandvæsen og det lokale sygehus skal informeres om større arrangementer. Dette gør i ved at udfylde dette skema og sende til dem.

Der opsættes skiltning om afspærring af pladsen i henhold til den godkendte opstilling, her laves aftale med Hede Danmark om leje af skilte på telefon: 8728 1000.

Økonomi: Efter aftale med leverandør

Er der behov for nattevagt i forbindelse med arrangementet, så er det muligt at benytte et professionalt vagtfirma, beredskabs styrelsen eller tage kontakt til den lokale hunde forening i området.

Det er ikke tilladt at overnatte på pladsen og der må ikke være aktivitet hverdage efter kl. 22.00 og weekend efter kl. 24.00 uden særlig tilladelse.

Husk at lave aftaler i god tid før arrangement.

Økonomi: Der laves aftale med leverandør

Det er for det meste gratis at benytte vejarealer, pladser og grønne områder i Svendborg, men du skal passe på dem.
Er der sket skader på stedet efter arrangementet eller er der ikke ryddet ordentligt op bliver udbedring af skader for egen regning.

Det er derfor vigtigt at der i budgettet er sat penge af til udbedring af skader. Der kan eventuelt tegnes forsikring mod dette. Kontakt jeres forsikringsselskab og hør om mulighederne.

Du er ansvarlig for bortskaffelse af alt affald i forbindelse med arrangementet. Dette sker i overensstemmelse med Svendborg Kommunes affaldsregulativ. Læs mere her 

Målet med en god afleverings forretning er selvfølgelig at alle har lyst til at arbejde sammen en anden gang.

Når arrangementet er slut, begynder det store arbejde med oprydning.

Som udgangspunkt skal stedet være ryddet og klar til brug, samme dag som arrangementet slutter. Der kan dog ved særlig store arrangementer aftales andet med CETS.

Sørg for at lave aftaler om afhentning af affald, toiletter, containere og den slags, så det passer ind i oprydningen.

Der kan laves aftale med Svendborg Vand og Affald omkring afhentning af affald på telefon 6321 5515.

Der kan også købes oprydningshjælp fra et professionelt firma eller fra den lokale sportsforening.

Kontakt SvendborgEvent for yderligere information, tlf.: 3018 5842.

Sørg løbende for renholdelse, og efterlad arealet fri for affald.

Den nemmeste løsning er at holde affaldsmængden nede. Brug miljøvenlig emballage og sørg for at gæsterne kan komme af med deres affald.

Der kan eventuelt tages kontakt til Hede Danmark tel: 65 93 28 48 så kan de sende en fejevogn eller sende en mand til ekstra rengøring af off. toiletter og eventuel toiletvogn mod afregning.

Ved manglende rengøring af areal sendes regningen til arrangøren.

Har du hænder nok til dit arrangement – op- og nedtagning, rengøring, oprydning m.m.?

Svendborgs frivillige foreninger, sportsklubber m.fl. hjælper gerne til ved store arrangementer til gengæld for støttekroner, god behandling af de frivillige eller andre partnerskabs aftaler.

Der kan også laves aftaler med erhvervsdrivende som partner i forbindelse med krav fra Politi omkring professionelle dørmænd. Der kan også laves aftale omkring kerneopgaver som oprydning og vagttjeneste fra professionel leverandør.

Frivillighed sender ofte et positivt signal om arrangementet men vær opmærksom på at der ofte kan være frafald blandt de frivillige.

Husk at behandle de frivillige godt (f.eks. med forfriskninger i dagens løb, tøj med logo eller andet). Aftal honorering med den frivillige forenings bestyrelse inden arrangementet starter og lav en forventnings afstemning.

Sørg for at de frivillige kender retningslinjerne for arrangementet således de ikke gør noget ulovligt af ren uvidenhed.

Find dine samarbejdspartnere i god tid og læg vagtplaner.

Økonomi: Efter aftale med leverandør og den frivillige forening.

Naboer skal orienteres min. 14 dage før arrangementets afholdelse. Det foregår typisk ved at aflevere sedler i postkasserne og hænge sedler op hvor det er muligt. Dette fremgår også af tilladelsen fra Svendborg Kommune.

Ved arrangementer af særlig omfattende karakter, f.eks. med vejlukninger, omkørsler mv. skal varslingen også ske til erhverv i området et par måneder inden arrangementet afholdes.

Hvis i har spørgsmål til vejlukninger, kontakte naboer i området eller lignende, kontakt da Svendborg Kommune – Trafik og Infrastruktur.

3.Søg tilladelser her #

Her er en oversigt over de ansøgningsskemaer du skal udfylde og sende til rette vedkommende, når du afholder et arrangement.

I Svendborg Kommune skal man søge om tilladelse for at låne arealer og pladser. Behandlingstiden på en ansøgning er op til 14 dage. Mange pladser er ofte reserveret langt ud i fremtiden, det kan være af tivolier, cirkus og andet. Så det er altid en god ide at være ude i god tid.
Arrangementet skal typisk være åbent for offentligheden (evt. mod billetbetaling) og af almen interesse for offentligheden. Veje og pladser udlånes ikke til private arrangementer. Udlån af pladser kan være forbundet med en lejebetaling og afregning af strøm og vand.

For at søge om tilladelse til at benytte et vejareal, grønt område eller en plads i Svendborg Kommune skal det gøres via dette link.

Du vil modtage en bekræftelse på modtagelsen og tilladelsen vil blive sendt til den mail som i har angivet.

Er du i tvivl om hvem der ejer den angivne vej eller plads, så kontakt Svendborg Kommune – Trafik og infrastruktur på 6223 3344.

Man kan leje de offentlige haller og bygningers faciliteter til arrangementer og lignende. Hallerne er selvejende institutioner, så man skal kontakte hallerne direkte for at låne/leje deres faciliteter. Læs mere her om hvordan du får kontakt til de enkelte haller.

Hvis man ønsker at booke lokaler og faciliteter kan det gøres her

Ønsker man at bruge private arealer eller faciliteter, skal man kontakte ejeren og søge hos dem om brug af pladsen. Ejeren oplyser om regler gældende for dennes areal.

På tilladelsen fra Svendborg Kommune står der nævnt om Fyns Politi skal søges. Hvis dette er tilfældet så skal i udfylde denne formular via Fyns Politi og sende afsted til den angivne mail, heri skal tilladelsen fra Svendborg Kommune vedhæftet. Det er derfor vigtigt, at I først får tilladelsen fra Svendborg Kommune, inden i sender afsted til Fyns Politi.

Hvis i ikke skal søge Fyns Politi om tilladelse er det altid en god ide at underrette Fyns Politi og Region Syddanmark når i afholder et arrangement. På den måde er de informeret omkring store arrangementer i byen.

Hvis i ønsker at sælge drikkevarer til arrangementet, skal i søge om en lejligheds tilladelse til det enkelte arrangement. Dette gør i ved at udfylde denne formular, og sende afsted til Fyns Politi efterfølgende.

Typisk må der være liv i dit arrangement på hverdage og søndage til kl. 22.00 samt fredag og lørdage til kl. 24.00. Men, generelt forudsættes det at der ved afvikling af arrangementer tages mest hensyn til omgivelserne.
Læs Svendborg Kommunes forskrifter for udendørs arrangementer her

Der kan yderligere være forskellige regler og retningslinjer for hvert enkelt sted. Kontakt CETS for yderligere information for de enkelte pladser, hvis i ikke kan finde informationen i ovenstående forskrifter.

Mobilscenen

Svendborg Kommune råder over en mobilscene. Den er 42 kvm udslået (6×7 meter). Den koster 3.000,00 kr. + moms incl. mixertelt pr. event at leje. Opsætning og nedtagning foretages af Svendborg Kommune.
Hvis i ønsker at booke scenevognen skal i rette kontakt til Svendborg Idrætscenter på mail (sic@svendborg.dk) eller via fritidsportalen

Tilladelser og byggetilladelse til scener og konstruktioner

Folketinget vedtog i 2014 en ændring af byggeloven som betyder at der skal søges byggetilladelse til opsætning telte, scener og andre konstruktioner hvis ikke der forefindes en certificering.

I skal også være opmærksomme på at flere elementer kræver tilladelse af enten Fyns Politi, Beredskabet, Trafikstyrelsen, Svendborg Kommune eller flere parter. Dette kan f.eks. være opvisning på havet med Jetski, tænding af bålfade, opsendelse af balloner m.v.

SvendborgEvent kan fortælle dig, om du behøver byggetilladelse, så begynd med at ring til dem.

Udrykningskøretøjer skal altid kunne komme til alle steder på det lånte areal, det samme med byens borgere så vidt det er muligt.

Du kan få en tilladelse til at afspærre veje i forbindelse med arrangementer ved henvendelse til CETS og efterfølgende Fyns Politi. Der skal udarbejdes en skilteplan med færdselstavler og andet udstyr på tegnet.

Du skal som hovedregel have et professionelt firma til at opstille afspærringsmateriale og skilte. Kontakt eventuelt Safe Road for at høre nærmere om afspærringsmuligheder og priser.

Ved demonstrationer, optog og andre mobile arrangementer kan Politiet måske hjælpe med standsning af trafikken. Tag kontakt til Fyns Politi og hør om mulighederne.

Ved afspærring af veje, arealer eller opstilling af scener, store telte til 150+ mennesker mm. skal Team Beredskab godkende opstilling/afspærring.

Din ansøgning bliver automatisk sendt videre til brandvæsenet.

I skal regne med en behandlingstid på 30 dage.

Vær opmærksom på at det koster penge at få godkendt en beredskabsplan og få udarbejdet en skilteplan.

Derudover skal I også indberette til Region Syddanmark når i afholder et arrangement. Dette kan gøres ved at udfylde denne blanket og sende til Vagtcentralen. Vær opmærksom på at det skal sendes afsted senest 3 uger før arrangementet afholdes.

4.Økonomi #

Når man afholder et arrangement, er det vigtigt at tage stilling til økonomien.Der er forskellige elementer man skal være opmærksom på, om man er privatperson, forening eller virksomhed.

Her er et overblik over nogle af de ting der skal tages stilling til.

Der er forskellige måder at lave et arrangement på, og ofte forskellige forhold omkring SKAT.

Om du er privatperson, forening eller virksomhed, er det vigtigt at du undersøger med SKAT, hvilke forhold der gør sig gældende for dit arrangement. Kontakt din lokale afdeling, eller læs mere på SKAT´s hjemmeside. www.skat.dk

Søg midler og få hjælp til udviklingen af dit arrangement. På fondsdatabasen www.upfrontnet.dk kan du blive klogere på fundraising.

SvendborgEvent støtter arrangementer i Svendborg  på flere forskellige måder. Du kan læse mere om støtten fra SvendborgEvent her støtte fra SvendborgEvent

Planlægger man et arrangement med entré og billetsalg, er det værd at overveje at bruge et billetsystem. Udover det afgiver nogle administrative ressourcer, er der også nogle markedsføringsmæssige fordele ved at sælge billetter gennem et officielt billetsystem.

Tag f.eks en snak med Billet.dk og hør mere om fordele og ulemper.

5.Markedsføring #

Der er en masse gode tips til hvordan man synliggør sit arrangement. En stor del af markedsføringen er gratis!

Det er en rigtig god ide at oprette sit arrangement i de eksisterende kulturkalendre. Det er gratis at oprette arrangementer, det er nemt og hurtigt, og man opretter sig samtidig i en arrangementsdatabase, der medfører synlighed flere steder, hvor man ikke normalt ville være synlig

Kultunaut – landsækkende database og også kendt i nabolandene

Sydfynskalenderen – Radio Diablos kalender, der sikrer gratis omtale på arrangementsdagen.

Er der spørgsmål så kontakt www.svendborgkultur.dk

Det er en god ide at vurdere sit arrangement i forhold til annoncering. Vurdér hvor stort arrangementet vil blive, og hvilken målgruppe gæsterne er. Skal man annoncere lokalt, regionalt, nationalt eller temabaseret?

En god måde at blive mere synlig lokalt er at annoncere i de lokale medier. Både med trykte annoncer eller med radio-spots.

Ugeavisen Svendborg

Fyns Amts Avis

Radio Diablo

En vigtig del af markedsføringen er at være synlig på de digitale medier.

De sociale medier

Brug de sociale medier til at fortælle historien om arrangementet og del det med dine venner og venners venner. Både før, under og efter.

Googleoptimering/-annoncering

Har man en tilhørende hjemmeside, så sørg for at at hjemmesiden har en god rating på Google.

Hos SvendborgEvent har vi mange kunder, der stopper op for at høre om, hvad der sker i byen. Vi har plads til flyers og vi vil også gerne modtage det digitalt på mail. Det er en god og nem måde at få kommunikeret arrangementet ud.

Vi har både plads til flyers og plakater, og vil også gerne modtage det digitalt på mailen. Det er en god og nem måde at få kommunikeret arrangementet ud.

6.Afslutning og evaluering #

Det er for det meste gratis at bruge veje, pladser og parker i Svendborg, men du skal passe på dem. Sørg for at få ryddet ordentlig op, bortskaf affald og tjek, om der er sket skader. Er der sket skader på stedet, eller er der ikke ryddet ordentlig op, bliver udbedring af skader for din regning.

Målet med en god afleverings forretning er selvfølgelig, at alle har lyst til arbejde sammen en anden gang.

Sig ordenligt farvel og tak til alle aktører – samarbejdspartnere, kunder, sponsorer, frivillige med flere.

En god ide kan være at sende et nyhedsbrev ud et par dage efter arrangementet er sluttet. Brug også egen hjemmeside eller de sociale medier til at sige tak til alle de kræfter der har hjulpet med at få arrangementet igang.

Sørg for at evaluere hele arrangementet fra start til slut. Det giver en god og nem start, næste gang man vil stable et arrangement på benene. Prøv at kigge arrangørguiden igennem og notér gode og dårlige ting under hver kategori. Kontakt SvendborgEvent, hvis i vil have gode råd til evalueringen af jeres arrangement.

Suggest Edit