Støtte fra SvendborgEvent

SvendborgEvents formål er at øge kendskabet til Svendborg både nationalt og internationalt. Herunder at afholde kulturelle og festlige begivenheder.

SvendborgEvent støtter arrangementer på forskellig måder, og her er retningslinierne for at modtage støtte fra SvendborgEvent.

1.Hvem kan søge om støtte? #

SvendborgEvent støtter begivenheder på forskellige måder, men for at søge om støtte skal du være:
  1. Klubber og foreninger. 
  2. Privatpersoner og selskaber etableret til eventafvikling. SvendborgEvent stiller i så fald krav til selskabets ejer- og kapitalforhold (fx at der indgår et specialforbund eller en klub/forening i ejerkredsen)  
Kontakt SvendborgEvent tidligt i planlægningen for at rekvirere ansøgningsskema. Følg denne procedure

2.Hvilke begivenheder kan der søges støtte til? #

SvendborgEvent støtter Events og arrangementer på forskellige måder. Der kan søges støtte til:

  • Events
  • Kulturelle begivenheder
  • Festlige begivenheder
  • Idrætsbegivenheder
  • Folkelige arrangementer

SvendborgEvent kan støtte tilbagevendende begivenheder – dog med udgangspunkt i en treårig nedtrapning af støtten. Nedtrapning og støtteperioden kan fraviges ud over den treårige periode, såfremt der iværksættes særlige initiativer, som er med til at udvikle eventen.

Såfremt der ydes støtte til udvikling af nye events, ses på eventens langsigtede potentiale for at generere deltagere og brandingeffekt.

3.Kriterier for støtte #

Kriterier for støtte / Eventanalyse

SvendborgEvent prioriterer den økonomiske støtte til events på baggrund af en samlet eventanalyse og vurdering af følgende kriterier (i ikke-prioriteret rækkefølge)

  • Involvering af lokale klubber/foreninger/privatpersoner og erhvervslivet: Eventen får stor lokale/national/international opmærksomhed.
  • Et stort antal borgere følger begivenheden   via national mediedækning – eller hvis der er tale om en breddeevent, at borgerne deltager i selve aktiviteten/eventen.
  • Eventen inddrager lokalmiljøet i afviklingen, fx med lokale sideaktiviteter til afviklingen og opbygning af partnerskaber – eks. med det lokale erhvervsliv i forbindelse med afviklingen. Der er opstillet klare målsætninger og planer for hvordan eventen vil sikre involvering af byens borgere.
  • Organisatorisk bæreevne:
    Arrangøren har erfaring med eventafvikling og kan forventes at sikre en professionel og/eller kompetent eventafvikling, herunder et optimalt økonomisk resultat. Arrangøren indgår i et solidt samarbejde med Svendborg og eventuelle relevante samarbejdspartnere om afviklingen af eventen.
  • Lokal/national/International markedsføring:
  • Lokalmarkedsføring: Eventen markedsfører Svendborg overfor byens borgere og gæster, får lokal bevågenhed og dækkes af ugeaviser, lokal TV, lokalradioer og gerne Faa. Eventen formidler detailhandlens styrkeområder og Svendborg som turismedestination. Eller:
  • National markedsføring: Eventen markedsfører Svendborg/Fyn/regionen. Eventen får national mediedækning, tv-dækning og omtale på sociale medier. Eventen formidler regionens erhvervsmæssige styrkeområder og regionen som turismedestination. Der er opstillet klare målsætninger og planer for hvordan eventen skal gennemføres. Eller:
  • Begivenheden markedsfører Svendborg/Fyn/Danmark i udlandet. Eventen får international medieomtale, tv-dækning og/eller omtale på sociale medier mv. Eventen formidler danske erhvervsmæssige styrkeområder og Danmark som turismedestination. Der er opstillet klare mål for, hvordan eventen skal markedsføres.
  • Turismeomsætning: Eventen genererer en betydelig/målbar turismeomsætning via deltagere og/eller tilskuere til gavn for såvel det lokale som det regionale erhvervsliv,

4.Støtteformer #

Støtte fra SvendborgEvent kan udmøntes i 3 former for tilskud:

SvendborgEvent kan være behjælpelig med rådgivning i form af hjælp til nødvendige tilladelser, bevillinger, ansøgninger, adgang til strøm og vand, lån af materialer såsom telte, boder, kabler, skilte etc.
Dette er for at sikre at begivenheder gennemføres professionelt med mindst mulig gene for byens borgere. Den estimerede værdi indgår som et element i finansieringen.

SvendborgEvent kan yde økonomisk støtte til events for at sikre, at begivenheder gennemføres økonomisk forsvarligt og med høj kvalitet. Gennemførelsestilskud kan ydes til det samlede eventbudget eller som øremærket tilskud til særlige budgetposter.

SvendborgEvent kan bevillige en underskudgaranti som et økonomisk sikkerhedsnet for arrangørerne, såfremt der menes at være relativt store usikkerheder forbundet med budgettet. Garantien kan afværge en del af det tab, som den danske arrangør efterfølgende måtte stå med, hvis en række økonomiske forudsætninger brister. Underskudgarantien er altid maksimeret til et fastsat beløb. Ofte knyttes underskudgarantien til de poster, som er forbundet med særlig stor risiko for arrangørerne.

5.Forudsætninger for støtte #

Eventen skal have økonomisk og/eller ressourcemæssig opbakning i baglandet. Som hovedregel skal foreningen/organisationen/institutionen bidrage med en kontant finansiering, der svarer til støtten fra SvendborgEvent. Såfremt foreningen/organisationen/institutionen stiller faciliteter eller lign. til rådighed for eventen, kan den estimerede værdi heraf – efter konkret vurdering – indgå som et element i foreningen/organisationen/institutionen finansiering.

Arrangøren stiller efter nærmere aftale med SvendborgEvent eksponeringsmuligheder til rådighed for SvendborgEvent. Al presse- og markedsføringsmateriale skal bære SvendborgEvents logo. Dette gælder eksempelvis:

  • Pressemeddelelser(Sendes løbende til SvendborgEvent til orientering/godkendelse)
  • Annoncer i officielle programmer
  • Bander, banner, reklame, interview, synlighed ved pressemøder ect.
  • Link og logo fra arrangementets webside

Arrangøren stiller efter nærmere aftale desuden følgende til rådighed for SvendborgEvent:

  • Fotomateriale
  • Fribilletter
  • Adgang til aktører(kunstnere, artister, sportsudøverer ect.) med henblik på interviews mv.

Arrangøren indsender regnskab for eventen til SvendborgEvent

Arrangøren evaluerer arrangementet på en evalueringsblanket, som SvendborgEvent sender i forbindelse med tilsagn om støtte eller umiddelbart efter eventen.

Tilsagn om økonomisk støtte kan bortfalde, såfremt arrangementet ændres væsentligt efter en evt. tildeling af støtte, eller hvis der er afgivet urigtige/mangelfulde oplysninger i forbindelse med ansøgningen.

6.Procedure for ansøgning om støtte #

Arrangøren skal kontakte SvendborgEvent tidligt i planlægning af begivenheden med henblik på en indledende dialog og rekvirering af ansøgningsskema fra SvendborgEvent. SvendborgEvent yder ikke støtte til allerede afholdte arrangementer. Ved det indledende møde afdækkes SvendborgEvents muligheder for støtte til arrangementet i form af økonomisk tilskud, rådgivning, praktisk hjælp mv. Den endelige støttetildeling foretages på SvendborgEvents bestyrelsesmøder.

Ansøger udfylder ansøgningsskemaet, herunder opstiller konkret målbare resultatmål for eventen i relation til de ovennævnte støttekriterier. SvendborgEvents administration kan yde støtte og vejledning i forhold til ansøgningen. Når SvendborgEvent modtager en ansøgning, udarbejder administrationen en indstilling til SvendborgEvents bestyrelse. Som behandler ansøgningen på førstkommende bestyrelsesmøde. Bestyrelsesmøderne finder sted ca. hver 3. måned. Umiddelbart efter bestyrelsesmødet får ansøger skriftligt tilsagn eller afslag på ansøgningen.

Ved et tilsagn aftales en konkret handlingsplan og forventningsafstemning i forhold til rådgivning og erfaringsudveksling fra SvendborgEvent. Herunder pressearbejde, markedsføring, sikring af kvalitet, akkreditering, eksponering, sideevents mv. Frem til afvikling af eventen er der en løbende rapportering og dialog mellem arrangør og SvendborgEvent. SvendborgEvent deltager efter konkret vurdering på styregruppe- og/eller arbejdsgruppeniveau.

Efter afvikling af eventen skal ansøger indsende udfyldt evalueringsskema til SvendborgEvent.

Udbetaling af bevilget støtte sker som hovedregel efter aflevering af det samlede regnskab og gennemført evaluering. Ved konkret likviditetsbehov kan SvendborgEvent – baseret på en helhedsvurdering – udbetale en nærmere aftalt andel af støtten a conto, forud for eventen.
Udbetaling af underskudsgaranti kan ske, når SvendborgEvent har modtaget endeligt regnskab for eventen.

Suggest Edit