Hvordan får vi strøm til lyset? Hvordan med toiletforhold? Hvordan gør vi, når vi skal have sat scenen op? Hvornår skal området være ryddet?

Der er mange praktiske ting, man skal have styr på som arrangør.

Her finder du svar på de fleste spørgsmål, og hvilke praktiske ting, du især skal være opmærksom på i forbindelse med arrangementet.

Vidste du:

  • At ved at bruge LED pærer kan I reducere strømforbruget med op til 48 %.
  • Det tager mere end 500 år at nedbryde plastik i naturen.

(https://www.dif.dk/radgivning-og-stotte/idraetsudvikling/baeredygtige-events)

Når I planlægger jeres arrangement, er det en god ide at tænke på hvordan I kan gøre jeres arrangement bæredygtigt.

Det kan gøres på mange niveauer fra det helt lavpraktiske som affaldssortering, til at give en del af indtjeningen til et bæredygtighedsprojekt. Destination Fyn har lavet en guide, med spørgsmål og en tjekliste, som I kan bruge til at komme i gang med at skabe et bæredygtigt arrangement. Denne tjekliste er god, da I kan få gode ideer til hvordan bæredygtige elementer bliver implementeret i jeres events. Plastik er også en stor synder som I med fordel kan minimere ret hurtigt, ved at droppe service i plastik, og skal der benyttes plastik, så sørg for at det meste bliver genbrugt.

Events sætter generelt et aftryk på klimaet, og det kan vi forsøge at minimere på mange måder. DIF har også udarbejdet en gennemgribende eventguide for idrætsevents, men også almindelige events.

DIF gør nytte af De 6 R’er; Refuse, Reduce, Refuse, Replace, Recycle og Remind. 6 R’er som er vigtige at tænke på løbende. https://www.dif.dk/radgivning-og-stotte/idraetsudvikling/baeredygtige-events

Destination Fyns bæredygtigheds tjekliste herunder, skaber et godt og hurtigt overblik over hvordan I får bæredygtighed ind i jeres events – store som små.

Planlægning

  • Afklar allerførst jeres ambitionsniveau: Hvilken betydning spiller
    bæredygtighed for jeres arrangement?
  • Læg en plan med konkrete mål for det, I ønsker at opnå
  • Involvér eventuelt relevante samarbejdspartnere i planlægningen
    (medarrangører, venues, deltagere, transportører etc.)
  • Udpeg en tovholder eller komité med ansvar for bæredygtighedsindsatsen for at sikre commitment
  • Overvej at investere X% af arrangementets overskud i et bæredygtighedsprojekt
  • Vær realistisk: Sæt ambitiøse mål, men hav et øje for, hvad der er
    muligt for at sikre et tilfredsstillende resultat
  • Kommunikér aktivt om jeres bæredygtighedsambitioner i invitation,
    på hjemmeside osv.

Transport

  • Synliggør alternativer til fly- og biltransport for udenlandske deltagere
  • Promovér offentlig transport til og fra konferenceby og til og fra
    venues for deltagerne. Gør det lettere for deltagerne at tilvælge en
    bæredygtig transportform – fremhæv bus- og togforbindelser på
    hjemmeside og i invitation
  • Stil cykler til rådighed eller fortæl, hvor det er muligt at låne/leje dem
  • Vis hvordan det er nemt at komme rundt til fods, f.eks. med bykort med
    lokationer og afstand indikeret, således at flere deltagere vælge at gå
    fremfor f.eks. at tage en taxa
  • Overvej om det er relevant at stille shuttle-transport til rådighed som
    alternativ til at deltagerne kører i bil eller taxa
  • Stil krav til transportører, f.eks. busselskaber, der er involveret: Efterspørg elbusser og tag en dialog om, hvordan de gør transporten så
    bæredygtig som muligt

Venues og locations

  • Benyt venues med en bæredygtighedscertificering
  • Spørg ind til venues’ bæredygtighedspolitik og hvordan de kan bidrage til
    at gøre lige netop dit arrangement mere bæredygtigt
  • Brug lokale underleverandører til f.eks. fødevarer, tryk, stande, gaver og
    andre fysiske genstande
  • Aftal setup omkring måltider, der mindsker madspild mest muligt. Indgå
    aftale om at overskydende mad doneres til et godt formål enten via venue eller en ekstern virksomhed
  • Tilbyd vegetariske og veganske serveringer for at skære ned på animalske produkter
  • Styr uden om eksotiske madvarer såsom bananer, avocadoer og ris, der
    kræver lang transport
  • Benyt vand fra hanen i stedet for flaskevand.
  • Undgå engangsservice
  • Giv mulighed for affaldssortering

Deltagere og tilskuere

  • Engagér deltagere og tilskuere i jeres bæredygtighedsarbejde ved på
    forhånd at fortælle om jeres initiativer
  • Hjælp deltagere og tilskuere med at tage bæredygtige valg: Giv eksempler på, hvordan de kan spare på strøm (slukke lys) og vand (korte
    bade), mindske madspild (hellere små, men flere portioner) eller benytte
    klimavenlig transport (dele kort og køreplan for den nærmeste busrute)
  • Sæt eventuelt fokus på bæredygtighed ved at belønne deltagere eller tilskuere, der har udført eller foreslået et særligt godt bæredygtigt initiativ
  • Uddel eventuelt en pris til en aktør, der har gjort en særlig bæredygtighedsindsats

Materialer

  • Undgå i det omfang, det er muligt, trykte materialer og hav som alternativ en god digital platform til indholdet
  • Overvej om fysiske velkomstpakker er nødvendige og vær bevidst om
    ikke at fylde overflødigt indhold i dem
  • Minimér plastikmaterialer og -emballage
  • Sørg for at så meget materiale som muligt kan genbruges til fremtidige
    arrangementer, f.eks. ved at undgå årstal og stednavne
  • Få stande, bannere, o.l. fremstillet lokalt for at undgå transport og forsendelser
  • Find leverandører, der kan producere med genanvendelige og certificerede materialer

Aktiviteter

  • Tilvælg restauranter, museer, attraktioner og lokationer i nær afstand
    til dit event- og mødested til aktiviteter ude af huset. Gåafstand skærer
    potentielt transportbehovet væk
  • Udnyt de muligheder, der giver en oplevelse kendetegnende for lokalområdet. Det giver deltagerne et minde om stedet og støtter samtidig op om
    lokale aktører og producenter
  • Brug naturen: Lav en udflugt, evt. på cykel, i den omkringliggende natur
    for en lokal og muligvis budgetvenlig oplevelse

På flere af byens pladser er der anlagt strømudtag.

Af hensyn til sikkerhed må kabler og ledninger ikke ligge frit på jorden men trækkes i 2,5 meters højde eller føres lang telte, scener og andet udstyr eller beskyttes i kabelbakker.

Flere steder kan du selv trække strøm med lav spænding fra strømudtag. Dette gælder på Torvet, i Krøyers Have, Gerritsplads og Centrumpladsen. Se alle udtag på dette kort. 

Du kan få praktisk hjælp fra en autoriseret elektriker.

Kontakt SvendborgEvent på tlf. 3018 5842, og lav en aftale omkring lån af ledninger og tavler.

På nogle pladser har du mulighed for at adgang til vand fra haner og offentlige toiletter. Dette vil være forbundet med afregning.
Hvis der er fødevarer indblandet i arrangementet skal der være umiddelbar adgang til varmt og koldt vand.
Hvis I ønsker at benytte brandhane, tilgå kloak eller benytte vand fra offentlige toiletter, kontakt da Vand og Affald på tlf. 6321 5515 eller find deres mail og andre kontaktoplysninger her
Økonomi: Der kan forventes afregning efter måler

Svendborg Kommune har adgang til et begrænset antal offentlige toiletter, men ved større arrangementer skal du leje mobile faciliteter hos privat firma. Derfor kan det være nødvendigt at få adgang til kloak og vand. Hvis i ønsker at bruge vandbårne toiletter, skal der laves aftale med Vand og Affald omkring benyttelse af kloak.

Kontakt Vand og Affald på tlf.: 6321 5551

Vær obs. på at personer der håndtere madvarer, skal have adgang til eget toilet med håndvask.

Økonomi: Efter aftale med udlejningsfirma

Der må ikke parkeres biler, udstyrsbiler mm. på pladser uden særlig tilladelse. Der kan ekstraordinært reserveres parkeringspladser til udstyrsbiler, kølevogne mm. efter aftale med CETS. Kontakt CETS på 3017 4517.

Vær opmærksom på at flere pladser i byen ikke kan tåle tunge køretøjer, dette vil fremgå af tilladelsen, hvis det er tilfældet.

Parkeringsvagter

Hvis i ønsker at benytte parkeringsvagter i forbindelse med større arrangementer, kan der laves en aftale med hjemmeværnet eller beredsskabsforbundet om at agere parkeringsvagter. Find kontakt information her.

I henhold til Svendborg Kommunes handicappolitik skal der ved større arrangementer etableres handicapparkeringspladser.

Økonomi: Lav aftale med hjemmeværn eller beredskabs forbund

Kontakt CETS på tlf.: 3017 4517 omkring parkeringspladser

Hvis i ønsker at afholde et drive-in arrangement, skal i huske at sørge for at der er brandveje på hele pladsen. Have eventuelt hjælpere, der kan styrer bilerne ind og ud af pladsen og samtidig dirigerer gæsterne til den rigtige plads.

Opstilling og nedtagning af udstyr (scener, telte, containere, toiletter og andre ting der leveres), skal foregå i den bookede tid. Reserver derfor ekstra tid til disse opgaver når i søger Svendborg Kommune om tilladelse til at afholde et arrangement.

Afspærringer af trafikken skal tages ned, straks det ikke længere er nødvendig og må ikke sættes op før tilladelsen gælder. Der kan være forhold som gør at der ikke kan køre tunge lastbiler ind på pladsen, her skal der udlægges køreplader for at beskytte pladsen. Ved større arrangementer med entre eller afspærring af pladsen skal Svendborg Kommunes Team Beredskab godkende opstilling og flugtveje. Det samme ved brug af større telte.

Udover godkendelse af Team Beredskab skal Politiet også godkende opstilling.

Brandvæsen og det lokale sygehus skal informeres om større arrangementer. Dette gør i ved at udfylde dette skema og sende til dem.

Der opsættes skiltning om afspærring af pladsen i henhold til den godkendte opstilling, her laves aftale med Hede Danmark om leje af skilte på telefon: 8728 1000.

Økonomi: Efter aftale med leverandør

Er der behov for nattevagt i forbindelse med arrangementet, så er det muligt at benytte et professionalt vagtfirma, beredskabs styrelsen eller tage kontakt til den lokale hunde forening i området.

Det er ikke tilladt at overnatte på pladsen og der må ikke være aktivitet hverdage efter kl. 22.00 og weekend efter kl. 24.00 uden særlig tilladelse.

Husk at lave aftaler i god tid før arrangement.

Økonomi: Der laves aftale med leverandør

Det er for det meste gratis at benytte vejarealer, pladser og grønne områder i Svendborg, men du skal passe på dem.
Er der sket skader på stedet efter arrangementet eller er der ikke ryddet ordentligt op bliver udbedring af skader for egen regning.

Det er derfor vigtigt at der i budgettet er sat penge af til udbedring af skader. Der kan eventuelt tegnes forsikring mod dette. Kontakt jeres forsikringsselskab og hør om mulighederne.

Du er ansvarlig for bortskaffelse af alt affald i forbindelse med arrangementet. Dette sker i overensstemmelse med Svendborg Kommunes affaldsregulativ. Læs mere her 

Målet med en god afleverings forretning er selvfølgelig at alle har lyst til at arbejde sammen en anden gang.

Når arrangementet er slut, begynder det store arbejde med oprydning.

Som udgangspunkt skal stedet være ryddet og klar til brug, samme dag som arrangementet slutter. Der kan dog ved særlig store arrangementer aftales andet med CETS.

Sørg for at lave aftaler om afhentning af affald, toiletter, containere og den slags, så det passer ind i oprydningen.

Der kan laves aftale med Svendborg Vand og Affald omkring afhentning af affald på telefon 6321 5515.

Der kan også købes oprydningshjælp fra et professionelt firma eller fra den lokale sportsforening.

Kontakt SvendborgEvent for yderligere information, tlf.: 3018 5842.

Sørg løbende for renholdelse, og efterlad arealet fri for affald.

Den nemmeste løsning er at holde affaldsmængden nede. Brug miljøvenlig emballage og sørg for at gæsterne kan komme af med deres affald.

Der kan eventuelt tages kontakt til Hede Danmark tel: 65 93 28 48 så kan de sende en fejevogn eller sende en mand til ekstra rengøring af off. toiletter og eventuel toiletvogn mod afregning.

Ved manglende rengøring af areal sendes regningen til arrangøren.

Har du hænder nok til dit arrangement – op- og nedtagning, rengøring, oprydning m.m.?

Svendborgs frivillige foreninger, sportsklubber m.fl. hjælper gerne til ved store arrangementer til gengæld for støttekroner, god behandling af de frivillige eller andre partnerskabs aftaler.

Der kan også laves aftaler med erhvervsdrivende som partner i forbindelse med krav fra Politi omkring professionelle dørmænd. Der kan også laves aftale omkring kerneopgaver som oprydning og vagttjeneste fra professionel leverandør.

Frivillighed sender ofte et positivt signal om arrangementet men vær opmærksom på at der ofte kan være frafald blandt de frivillige.

Husk at behandle de frivillige godt (f.eks. med forfriskninger i dagens løb, tøj med logo eller andet). Aftal honorering med den frivillige forenings bestyrelse inden arrangementet starter og lav en forventnings afstemning.

Sørg for at de frivillige kender retningslinjerne for arrangementet således de ikke gør noget ulovligt af ren uvidenhed.

Find dine samarbejdspartnere i god tid og læg vagtplaner.

Økonomi: Efter aftale med leverandør og den frivillige forening.

Naboer skal orienteres min. 14 dage før arrangementets afholdelse. Det foregår typisk ved at aflevere sedler i postkasserne og hænge sedler op hvor det er muligt. Dette fremgår også af tilladelsen fra Svendborg Kommune.

Ved arrangementer af særlig omfattende karakter, f.eks. med vejlukninger, omkørsler mv. skal varslingen også ske til erhverv i området et par måneder inden arrangementet afholdes.

Hvis i har spørgsmål til vejlukninger, kontakte naboer i området eller lignende, kontakt da Svendborg Kommune – Trafik og Infrastruktur.

Er i en forening og ønsker i at booke en mobilscene til jeres arrangement, kan i kontakte Svendborg Kommune lige her.